因為台灣媒體時常報導政府官員使用 Line 在討論政策，不只眾人關心公部門是否該使用 Line 來討論政策，也引起 Line 是否適用於工作上使用的話題討論。Line 的訊息斷斷續續，無法清楚連貫的交代任務，事後要回透追蹤管理也非常沒有效率，而且還牽扯到資安問題與檔案保存，這些都是必須謹慎考慮的原因。但重點應該不只是在使用「 Line」而已，像是 Skype，或者是 Slack，也都是台灣人在工作上常用的通訊軟體。每個通訊軟體也都有各自的問題存在。我們真正應該去討論的是：

哪一種的通訊軟體適合工作用途呢？

我們先自問，使用通訊軟體的話，到底希望能在工作上解決什麼問題呢？

1. 減少多個工具的切換使用，例如 Skype + Email。
2. 隨時隨地可以針對議題討論，不需要特別約定一個時間聚集在某地或者是 Skype 上。
3. 增加溝通效率（若妥善使用的話）
4. 上班時間外不開啟便沒困擾（老闆可能不喜歡這個功能？）

為了解決問題，延伸出開發的契機

Chatwork 是一間來自於日本的新創公司，為了增進工作效率所開發出的雲端型商務交談工具，主打的功能為將內容共享、視訊電話以及任務管理整合在同一套服務模式裡，並且可以讓非同一家公司的員工參與同一個聊天群組，以往企業通訊軟體僅限於公司內部的溝通，Chatwork 則可用於公司內部或外部的溝通，能夠取代 Email 的功能。我們約了 Chatwork 的台灣區負責人川村真史來跟 PanX 聊聊，工作上使用通訊軟體的議題，還有 Chatwork 的開發契機，以及台日企業文化的差異。

川村先生表示日本在公事上使用 Line 的情形相當的少見，多數還是都是私人領域的朋友交流才會使用 Line ，上下班的時間會清楚的分割開，公私分離是件很重要的事情。所以川村先生對於台灣在政府單位與公司事務上，許多人使用 Line 進行溝通的狀況，甚至下班時間還會收到主管傳來的 Line 訊息的情形，感覺到十分訝異。

為何會開發 Chatwork 呢？川村先生表示，其實公司內部在使用傳統的溝通方式（Skype + Email）時，面臨許多瓶頸，工作無法有效率的向前進行，例如：

1. 溝通訊息太過冗長無法搜尋，時間一久，就找不到之前討論的紀錄
2. 使用 Email 討論時，往復的信件太多，很難有脈絡的了解討論的過程 
3. 檔案傳送之後，等要使用時卻找不到在哪一則訊息內
4. 口頭的事件提醒，訊息分散，無法妥善管理排程

於是 Chatwork 才興起了是否自己來開發方便專門提供工作上使用的通訊軟體的念頭。這聽起來跟 Slack 的開發故事有異曲同工之妙，都是從團隊自己的需求出發。但使用通訊軟體的話，一般多數的質疑多數都會在「資訊安全」與「資料存檔」上面，該如何妥善處理這兩項要求，是產品開發的重點。

資安問題的重視

當然很多人都會疑慮通訊軟體關於資訊安全的問題，特別是使用在工作上的時候，Chatwork 也考慮到資安的問題，所以除了服務器設在日本的 AWS 之外，檔案交換的保密機制則是採用 AES – 256，等同銀行加密等級的保護措施。另外，Chatwork 也是全世界第一家通訊軟體公司拿到 ISO 27018 的認證，ISO 27018 是基於 ISO 27002 資訊安全保護的基礎上，針對公有雲保護個人資訊所制定的國際標準。目前 ISO 27018 還是一個很新的國際標準，目的在於可以消除人們對於雲端服務的不安全感之外，還可作為業界一個資安證明的標準。

檔案管理的共享，視訊語音通話功能

川村先生表示，Slack 有的功能，Chatwork 也都有，目前 Slack 普遍用於新創公司與工程師領域之中，Chatwork 目標則是一般的大企業與中小型公司，將 Slack 與 Skype 的功能都整合，還有幾個重點功能：

1. 能夠傳送大容量檔案之外，也可輕鬆共享、統一管理，群組內成員可隨時透過雲端下載後，檢視檔案。
2. 視訊、語音通話、任務管理功能。
3. 離職時可刪除帳戶，防止資訊外流

目前日本已經有 KDDI、遊戲公司 GREE、 YAMADA 電器與京都大學都已經導入，他表示台灣也有許多大公司開始使用，但因為還未取得客戶同意，所以無法透露是哪些公司。

 台日客戶差異性

川村先生在接觸了許多台灣與日本的客戶，深深感受到兩地對產品的要求有大不相同的地方。舉例來說，Chatwork 有個「任務」的欄位，可以自己指派待完成的事件，或者也是可以由同事長官指派給你。對於日本人來說，任務是一個「提醒」還有哪些事情需要完成的功能，但是對台灣人來說，任務變成了一個「管理」的功能，所以台灣公司的主管時常會向 Chatwork 要求，是否可以增加一個「Double Confirm」的功能，在他人完成任務後按下確認，必須通知當初任務指派人進行「Double Confirm」，這樣此任務才可以被標示解決。

另外，台灣客戶延續使用 Line 的習慣，也希望可以增加訊息可以顯示「已讀」的功能，這樣才可以知道討論的事項是否被全部的同仁看到。川村先生表示：台灣客戶很多的要求都是第一次聽到，Chatwork 在日發展多年，卻從未聽到這些要求。

台日企業文化雖然相近，但細節還是有很大的不同。

海外市場的規劃

台灣與日本不論在地理，或者是文化上都有密切的關係，由於產業結構、或中小企業與大企業的比例都很相似，所以當初考量海外市場時，就有考量台灣。特別是還沒在台灣展開行銷時，使用者的數目就自然的增長了。最後在經過市場調查後，發現台灣企業在內部溝通的方法情況，都跟日本企業非常類似，大多數都是倚靠 Skype 或者是 E-mail。經過評估之後，才決定正式進軍台灣市場，設立台灣分公司為第一個海外據點。

接下來還是以亞洲為發展的中心，會前往越南與泰國，因為許多的日商在當地都有設有離岸公司（Offshore Company），在當地開設許多工廠，為了服務海外的日商，會開始開拓越南與泰國的市場。

正確的使用通訊軟體，可以幫助團隊溝通順暢，任務管理有效率，但若是使用方式不當，除了公私不分，更有可能造成機密資料外洩的可能性。目前 Chatwork 在日本總公司的員工有 70 多人，工程師就有 30 名以上，其他則是設計師與行銷人員，之後 Chatwork 台灣分公司會開始擴大規模，陸續招募社群經理等職位，若是對 Chatwork 有興趣的讀者，可以多加注意。