雖然這話聽起來可能違反常理，但是要成功將資料視覺化，最該先著手的並非資料視覺化本身。

在進行資料視覺化或溝通之前，應該先點花心血和時間了解溝通需求本身的脈絡（context），才能有條理地表達。本課將會將重點放在脈絡的重要元素，並且討論資料視覺溝通的第一步成功策略。

探索型分析（一百顆牡蠣）VS. 解釋型分析（兩顆珍珠）

開始詳細討論脈絡這回事前，有件重要的事得先搞清楚：探索型分析與解釋型分析究竟有何不同。探索型分析是理解資料、判斷什麼內容可能值得強調的過程。進行探索型分析就像扒開牡蠣找珍珠一樣，我們可能扒開了一百顆牡蠣（測試一百種不同假說，或以一百種不同角度檢視資料），才找得到兩顆珍珠。到了與聽眾交流分析資料時，我們就必須進行解釋型分析，解釋特定的事物，也就是你想說的特定故事—內容說不定與那兩顆珍珠相關。

大半情況下，很多人都會誤以為上台時呈現探索型分析的資料即可（直接呈現資料：完整的一百顆牡蠣），但應該呈現的是解釋型分析資料（必須花時間把資料轉變成聽眾能夠吸收的資訊：那兩顆珍珠）。犯這種錯也是人之常情。

進行完整的分析之後，的確會有股衝動想要把所有東西都給塞給觀眾看，讓觀眾到你花了多少心血、以及這份分析有多麼完整。努力壓下這股衝動吧，你只是在逼觀眾把所有牡蠣都再扒開一遍而已！將你的演講集中在觀眾需要知道的資訊，也就是你所找到的珍珠。

這裡的重點會放在解釋型分析與溝通交流之上。

對象、內容與方法

在將資料視覺化、製作簡報內容前，有幾項與解釋型分析相關的要點必須先思考釐清。首先：你溝通的對象究竟是誰？觀眾是誰、他們怎麼看你，這些都是相當重要的問題。這可以幫助你知道，該以什麼觀點分析，才能確保他們將你的訊息聽進去。第二：你希望聽眾知道什麼？做出什麼行動？你應該清楚明瞭地指出你希望聽眾有何行動，並將溝通方式和整體交流的氣氛納入考量。若你能簡潔扼要地回答出這兩個問題，才可以繼續進行到第三個階段：該如何使用資料來訴說你的論點？

我們進一步來看看對象、內容與方法等脈絡元素吧。

對象－Who

• 你的觀眾

越了解你的觀眾，就越有可能溝通成功。避免使用太過簡略的方式來概括化聽眾，如「內部和外部利害關係人」或「有興趣的人」。想要同時與各有需求、相差甚遠的聽眾溝通交流，就像在挖坑給自己跳：你無法以高效率將訊息傳達給每個聽眾，效果絕對比縮小目標聽眾範圍來得差。有時候，這就代表你必須為不同聽眾打造不同的溝通方式。要鎖定聽眾範圍，其中一個方法就是判斷決策者。越了解你的聽眾，就越知道如何引起他們的共鳴、並建構出滿足雙方需求的溝通方式。

• 你

思考你跟聽眾的關係、想想看你希望他們怎麼看你，也會有很大的幫助。這次交流是你們第一次碰面嗎？還是你們已經認識好一陣子了？他們是否信任你的專業地位？還是你的可信度還有待建立？在建構你的溝通方式、決定是否使用資料、何時使用資料時，這些考量都相當重要，還有可能影響到想要說的故事的整體順序與流暢度。

內容－What

• 行動

你希望你的聽眾知道什麼？做出什麼行動？到了這階段，你應該想想要如何讓資料在聽眾腦裡產生共鳴，而且要能夠清楚告訴聽眾為何應該重視這些資料。任何簡報都應該有一個目的：將某樣資訊傳達給聽眾，或是讓聽眾有特定的行動。如果無法簡潔扼要地說出你的目的，你應該要重新思考這次溝通是否真有其必要。

不過，許多人碰到這個問題卻感覺渾身不自在。會有這種感覺，通常是因為講者認為聽眾比較清楚情況，因此，是否根據簡報中的資訊來行動，應該交由他們來決定。這個假設完全錯誤。如果分析、交流資料的是你，那麼最清楚情形的也應該是你—這個主題的專家就是你自己。因此，你的角色相當特殊，必須詮釋資料，帶著大家理解、行動。總而言之，負責進行資料交流的講者，在依據自己的分析做出特定觀察與建議時，需要更有自信。如果你不習慣這麼做，可能會覺得相當尷尬，但是熟能生巧，做久了自然會習慣。要知道，即使你今天抓錯重點或做出錯誤的建議，你還是激起了有效的相關討論。

若情勢使然，不方便明說建議行動，那麼就鼓勵你的聽眾進行討論吧。建議各種可行的未來走向是個鼓勵溝通的好方法，這麼一來，你的聽眾就有了討論基礎，而非從一片空白開始。如果你只是單純展示資料，那麼聽眾可能隨便說一句「滿有趣的嘛」，就繼續討論下一個主題。但是，如果你要求行動，聽眾就得決定究竟是否跟從。此作法可以從聽眾身上引出更有效率的反應，進而激出更有效率的討論：如果你一開始沒有建議採取行動，說不定根本就不會有人有所行動。

• 機制

你會用何種方式與聽眾交流？你用來與聽眾交流的方式涵蓋了幾大要素，包括你對聽眾吸收資訊方式的控制力、以及資料的詳盡程度。我們可以把溝通機制看做光譜，最左邊是現場簡報，最右邊是書面文件或電郵，如圖 1.1。從這段光譜兩端，來思考看看你對聽眾吸收資訊方式的控制力大小、以及資料需要的詳盡程度高低吧。

現場簡報位於光譜左方，你（講者）可完整控制聽眾吸收資訊的方式、決定聽眾會看到什麼、何時看到。你可以依據視覺提示加快、減緩速度，或是深入介紹某個要點。並非所有資訊都需要原封不動地放進溝通過程（簡報或投影片），因為你是該主題的專家，人在現場就是為了回答所有簡報過程中冒出來的問題，而且即使簡報當中沒有的細節，你都應該做好萬全準備。

書寫文件或電郵位於光譜右方，你（文件或電郵的作者）的控制力較小。此情況下，聽眾能控制自己如何消化資訊，需要的詳盡程度通常較高，因為你不在現場，無法對聽眾做出回應。文件本身必須直接針對可能會有的問題做出說明。

在理想情況裡，這段光譜兩側的成品會完全不同：現場簡報的投影片會較為簡要（因為若有需要，你本人可以當場進一步解釋），文件上的資料則會較有分量，聽眾必須自行消化。但是，現實當中迫於時間和其他限制，通常都必須用同一件成品同時滿足兩種需求。結果，為了同時解決兩種需求而產生的單一文件—投影件（slideument）應運而生。投影件的出現帶來了不少挑戰，因為它必須滿足各種不同需求，不過該如何克服這些難關將會留到本書後半部再討論。

溝通流程的開端進行到此，最好先辨認出自己要利用的主要溝通工具為何：是現場簡報、書面文件或是其他形式。開始製作內容後，對聽眾吸收資訊方式的控制力與所需詳盡程度會是相當重要的考量。

• 氣氛

你希望在何種氣氛下進行溝通？氣氛也是一項很重要的考量。你是要慶祝成功嗎？還是要督促大家採取行動？主題輕鬆還是嚴肅？你想要的溝通氛圍將會對後續章節的設計選擇造成影響。在踏上資料視覺化一途之前，先決定好你想要建立的整體氣氛吧。

方法－How

只有在我們能清楚說出聽眾是誰、希望他們知道什麼、有何行動之後，才可以拿出資料，問出第三個問題：手邊有什麼資料可以幫助我組織論點？資料成了有力證據，讓你能一步步打造、訴說出你要說的故事。接下來的課程當中將會更進一步討論要如何用視覺呈現資料。

上篇討論完製作簡報時應先釐清「內容」、「對象」、「方法」等脈絡之後，下篇將透過實際的來解釋這些概念。

• 本文出自商業周刊《Google 必修的圖表簡報術：Google 總監首度公開絕活，教你做對圖表、說對話，所有人都聽你的！》