上篇說明製作簡報前，應先釐清的概念後，下篇將帶大家來看看實際的應用例子。

舉個例子說明：對象、內容與方法

來用實例解釋這些概念吧。想像你是小四生的科學老師，暑假的實驗試教計畫剛結束，目的是為了讓學童熟悉比較不受歡迎的科目。你分別在計畫開始和結束時進行了調查，探討學童對科學的觀感是否有所變化。你相信手頭的資料可證明計畫相當成功，未來也想繼續提供暑期科學學習計畫。

我們先辨識聽眾、找出對象吧。可能有幾個不同潛在族群的聽眾會對此資訊有興趣：參與計畫的學生家長、未來報名的學生家長、未來報名的學生、有興趣進行類似計畫的老師、或是控制計畫所需資金的預算委員會。你應該能夠想像，對每群聽眾要說的故事都不一樣，強調的重點可能會有所不同，要不同族群採取的行動也會有所不同。你所拿出來的資料（或是要不要展示資料的決定）可能會因為不同聽眾而有所不同。想像看看吧，如果我們打造出同一種溝通內容、企圖滿足所有族群的需求，到頭來說不定任何一群聽眾的需求都滿足不了。從此可看出，辨認出一群特定聽眾、為這群特定觀眾量身訂做交流內容，是一件多重要的事。

我們先假設，這裡的溝通對象是控制計畫所需資金的預算委員會。現在已經確立了對象，內容就變得比較容易辨認與確定了。如果溝通的對象是預算委員會，那簡報重點可能會是展示企畫有多成功，以及申請延續計畫的特定資金金額。找出了聽眾是誰、要他們做什麼事之後，接下來我們可以想想看手邊有哪些資料可以用來支持想說的故事。我們可以利用計畫前後蒐集的調查資料，證明學童的確因暑期學習計畫大幅增進對科學的正面觀感。

後面這個例子還會繼續出現，來回顧一下誰是我們的聽眾，我們要他們知道什麼、有何行動，以及可以支持我們論點的資料吧：

• 對象：控制未來計畫所需資金的預算委員會
• 內容：暑期學習計畫大成功；請批准 ○○ 元的資金，好讓計畫繼續舉辦。
• 方式：使用試教計畫前後的調查資料證明計畫的成功。

搞懂脈絡：該問的問題

通常，溝通內容的設計都是在他人的要求下進行：客戶、利害關係人或是你的上司。這代表你可能不清楚所有的脈絡資訊，可能需要向請你進行溝通的對象要更多資訊，以便了解整個情境。有時，對方可能會假設你已經知道部分脈絡資訊，或只是沒說出口。以下列出的問題可以協助你釣出這個資訊。如果今天是你要求團隊進行溝通，你可以在他們著手之前先替他們回答這些問題：

• 有哪些必要或相關的背景資料？
• 聽眾或決策者是誰？我們對他們有何認識？
• 聽眾可能有什麼先入為主的偏見，讓他們支持或反對我們的訊息？
• 有什麼可以用來加強論點的資料？聽眾是否看過這些資料？
• 哪裡有風險：有什麼因素會削弱我們的論點，需要主動提出以釐清疑問？
• 理想的成功結果為何？
• 若時間有限、或只能用一句話把資訊傳達給聽眾，你會說些什麼？

我認為最後兩個問題特別能引出深入討論。若要建構出穩固的溝通架構，就必須在開始準備前確定你想達到的結果。在訊息內容套上限制（縮短時間或在一句話之內）可以幫助你把整體溝通內容簡化成最重要的單一訊息。要達到此項目標，我建議各位最好先知道這兩個概念：3 分鐘故事（3-minute story）與核心想法（Big Idea）。

3 分鐘故事 VS. 核心想法

這些概念主要是讓你將眾多資訊精簡成一個段落，最終淬鍊出一句簡潔明瞭的主張。你必須對自己的資料瞭若指掌，必須清楚最重要的東西為何、哪些東西不需要放進最精華的版本裡。這聽起來簡單，但是簡潔有力通常都比廢話連篇困難多了。數學家兼哲學家布茲萊．巴斯卡（Blaise Pascal）發現自己的母語法文中便有此現象，並曾說出以下言論：「我很想寫封簡短點的信，但是我沒時間」（此話經常是對馬克．吐溫所說）。

• 3 分鐘故事

3 分鐘故事的概念正如其名：如果你只有 3 分鐘可以將訊息傳達給聽眾，你會說些什麼？這個辦法可以確保你自己很熟悉、能夠清晰地說出你要說的故事。若你辦得到，代表你簡報時並不需要仰賴投影片或其他視覺元素。要是上司問你在忙些什麼，或是你跟利害關係人搭上同一班電梯、你想替他做個簡介，此概念就能派上用場。若你在議程上的半小時時程被縮短成 10 或 5 分鐘，你也可以老神在在。如果你很清楚自己想要傳達的訊息究竟為何，那麼無論時間臨時有了任何變動，你都能夠隨機應變。

• 核心想法

核心想法可以更進一步地刪減無謂資訊，最後濃縮成短短一句話。南西．杜爾特曾經於其著作《視覺溝通的法則》中介紹過此概念。她表示核心想法共有 3 個元素：

1. 要能闡明你的獨特觀點；
2. 要能說明風險所在；
3. 要是完整的句子。

我們利用之前的暑期科學試教計畫案例，來解釋 3分鐘故事與核心想法的概念吧。

3 分鐘故事：我們科學科的老師想找辦法解決三升四年級學生的學習問題。小朋友第一次上科學課時，就先入為主地認為科學一定很難、自己一定不會喜歡，科學老師每學年都要花好一段時間才能讓小朋友跨越這個障礙。於是我們心想，能不能讓小朋友更早接觸科學課呢？這麼做是否可以影響他們的觀感？我們去年暑假實施了一個試教學習活動，想要達到此目標。我們邀請小學學童參加，最後來了許多二年級和三年級學童。我們的目標是要讓他們盡早接觸科學這門學科，希望能讓他們有正面觀感。為了測試此計畫是否成功，我們在計畫的前後對孩童進行了調查。我們發現剛開始時，有 40% 的學生對於科學的觀感是「還算可以」，占了最大比例，活動過後將近 70% 的學生表示對科學有興趣。我們認為此結果證明了活動有其成效，不僅應該繼續舉辦，還應該擴大擴及率。

核心概念：暑期試教計畫成功改善學生對於科學的觀感，因此，我們建議繼續舉辦此活動；請核准此計畫的預算。如此清晰簡短地說出了你的故事後，打造溝通內容就變得簡單許多。接著我們換個角度來討論規畫內容的特定策略：分鏡腳本。

分鏡腳本

設計分鏡可說是事前最能確保精準溝通的流程。分鏡腳本能夠替你的溝通內容組織架構，打造出一個視覺輪廓。決定細節時還可以更動分鏡，但是及早建立好架構能讓你邁向成功。你若辦得到（也合情合理），在此階段即可徵求客戶或利害關係人同意。此舉可以確保你所規畫的內容可以符合對方需求。

對於設計分鏡腳本，我的良心建議就是：絕對不要從簡報軟體下手。

一打開簡報軟體，很容易發生以下慘劇：壓根沒想好該如何拼湊材料、就一股腦地作投影片，最後做出數量龐大的投影片簡報，但傳遞訊息的效率卻奇差無比。

除此之外，人一開始用電腦做東西之後，莫名就會產生一種牽絆。就算我們很清楚自己做出的東西不符合標準，應該要修改或直接捨棄不用，這股牽絆會讓我們捨不得下手，因為我們已經投入了太多心血。

不一開始就用電腦，就可以避免產生不必要的牽絆（也可以避免白費心血）。白板、便利貼甚至白紙，都是你的好朋友。跟大費周章用電腦做檔案相比，在紙張或便利貼上劃去資料、或直接丟進垃圾桶，感覺比較不會那麼心疼。我喜歡在設計分鏡腳本時使用便利貼，因為你可以輕鬆重新排列（或是增減）簡報順序，或是嘗試看看不同的敘事流程。

若用暑期科學學習計畫的例子來設計分鏡，結果看起來可能會像圖 1.2。

在這個範例的分鏡腳本中，核心想法落在最後的建議裡。我們可以考慮將核心想法調到最前頭，確保觀眾不會錯過重點，並且在一開始就說明為何要進行溝通、為何這件事值得他們注意。第 7 課當中將會進一步討論其他與敘事順序和流暢度相關的考量。

在解釋性分析這個領域，若能夠在開始設計溝通內容前，精簡準確地回答你想溝通的對象以及你想傳達的內容，便能減少重複的可能，有助你建構的溝通內容能達到目標。應用 3分鐘故事、核心想法以及分鏡腳本等概念，讓你簡短扼要地說出你的故事、辨識出你想要的流程。

在設計交流內容前先停下腳步，感覺像是在扯自己後腿，但其實這麼做能夠在你開始打造簡報內容前，建立穩固的認知基礎，省下未來犯錯會花的時間。

• 本文出自商業周刊《Google 必修的圖表簡報術：Google 總監首度公開絕活，教你做對圖表、說對話，所有人都聽你的！》